01 14:30:01 NOVEMBER 2015 Jona Admin Website BKP Jateng

Mekanisme Pengumpulan, Pengklasifikasian,Pendokumentasia

A.Pengumpulan  Informasi                                                                                                    

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan pengumpulan informasi adalah:

  • Pengumpulan informasi merupakan  aktivitas penghimpunan  kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan.
  • Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing Bidang
  • Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis.
  • Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi bidang yang bersangkutan.
  • Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut :

a. Mengenali tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang;

b. Mendata kegiatan yang dilaksanakan;

c. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;

d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen

B. Pengklasifikasian Informasi

  1. Pengklasifikasian informasi dilakukan berdasarkan Undang - Undang No. 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi dan Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2008 Tentang Standar Layanan Informasi.
  2. Usulan klasifikasi akses informasi diajukan oleh SKPD yang memiliki kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi.
  3. Penetapan Klasifikasi informasi dilakukan melalui rapat pimpinan
  4. Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok, yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan
  5. Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi,meliputi:

 

  1. Informasi  yang wajib disediakan dan diumumkan secara  terdiri atas:
  1. Informasi tentang profil Badan Ketahanan Pangan Provinsi Jawa Tengah, yang meliputi informasi tentang kedudukan atau domisili beserta alamatlengkap, ruang lingkup kegiatan, maksud dan tujuan, tugas dan fungsi serta unit-unit dibawahnya, struktur organisasi dan gambaran umum.
  2. Ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan
  3. Informasi tentang laporan keuangan yang meliputi rencana dan laporan realisasi anggaran, neraca dan daftar aset dan investasi.
  4. Ringkasan tentang peraturan, keputusan, dan/atau kebijakan yang mengikat dan/atau berdampak bagi publik yang dikeluarkan oleh Badan Ketahanan Pangan Provinsi Jawa Tengah
  5. informasi tentang pengumuman pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan perundang-undangan terkait;

 

  1. Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta merta adalah suatu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum antara lain:
  1. informasi tentang bencana alam seperti kekeringan, kebakaran hutan karena faktor alam, hama penyakit  tanaman, epidemik, wabah, kejadian luar biasa, kejadian antariksa atau benda-benda angkasa;
  2. informasi tentang keadaan bencana non-alam seperti kegagalan industri atau teknologi, dampak industri, ledakan nuklir, pencemaran lingkungan dan kegiatan keantariksaan;
  3. bencana sosial seperti kerusuhan sosial, konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat dan teror;
  4. iinformasi tentang jenis, persebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakityang berpotensi menular;
  5. informasi tentang racun pada bahan makanan yang dikonsumsi oleh masyarakat; atau
  6. informasi tentang rencana gangguan terhadap utilitas publik.

 

  1. Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat yang sekurangkurangnya terdiri atas
  1. Daftar Informasi Publik yang berada di bawah penguasaan Badan Ketahanan Pangan Provinsi Jawa Tengah; tidak termasuk informasi yang dikecualikan.
  2. informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau atau kebijakan Badan Ketahanan Pangan Provinsi Jawa Tengah dan latar belakang pertimbangannya;
  3. informasi mengenai kegiatan pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan, sarana dan prasarana layanan Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya manusia yang menangani layanan Informasi Publik beserta kualifikasinya, anggaran layanan Informasi Publik serta laporan penggunaannya;
  4. Informasi Publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian sengketa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik

 

  1. Informasi Yang Dikecualikan

Informasi Publik dikecualikan secara limitatif berdasarkan pada Pasal 17 UU KIP, yaitu apabila dibuka dapat:

  1. menghambat proses penegakan hukum;
  2. mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
  3. membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
  4. mengungkapkan kekayaan alam;
  5. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
  6. merugikan kepentingan hubungan luar negeri;
  7. mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;
  8. mengungkap rahasia pribadi seseorang;
  9. informasi Publik yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang.

C. Pendokumentasian Infomasi

Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh Badan Ketahanan Pangan Provinsi Jawa Tengahguna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi. Pendokumentasian informasi dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dan peraturan di bidang tata persuratan yang berlaku di lingkungan Badan Ketahanan Pangan Provinsi Jawa Tengah

Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi:

  1. Deskripsi Informasi: Badan Ketahanan Pangan Provinsi Jawa Tengah membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi.
  2. Verifikasi Informasi: Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya.
  3. Otentikasi Informasi: Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan Kerja.
  4. Penataan dan Penyimpanan Informasi.

KODE ETIK

Kewajiban Petugas Pelayanan Informasi Publik:

  1. Memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya kepada pemohon informasi;
  2. Menghindari perbuatan atau tindakan yang dapat berakibat menghalangi atau mempersulit salah satu pihak yang dilayani;
  3. Bersikap dan bertingkah laku sopan santun terhadap pemohon informasi, namun tegas, responsif, transparan, dan profesional sesuai ketentuan yang berlaku;
  4. Melakukan kegiatan pelayanan sesuai dengan penugasan berdasarkan peraturan perundang-undangan;
  5. Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
  6. Proaktif dalam memenuhi informasi yang dibutuhkan pemohon informasi;
  7. Memberikan pelayanan sesuai dengan prosedur yang berlaku;
  8. Memberikan pelayanan yang berkualitas sesuai dengan asas penyelenggaraan pelayanan publik;
  9. Melaksanakan pelayanan sesuai dengan standard pelayanan;
  10. Membantu masyarakat dalam memahami hak dan tanggung jawabnya sebagai penerima pelayanan publik;
  11. Mematuhi peraturan perundang-undangan  yang terkait dengan penyelenggaraan pelayanan publik;

 

Larangan Petugas Pelayanan Informasi Publik:

  1. Melakukan tindakan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi lembaga maupun pemohon informasi;
  2. Mempergunakan kewenangan untuk melakukan tindakan yang memihak atau bersikap diskriminatif dan pilih kasih (favoritisme) kepada kelompok tertentu/ perorangan;
  3. Melakukan pungutan tidak sah seperti meminta dan/atau menerima pembayaran tidak resmi atau pembayaran di luar ketentuan yang berlaku dalam bentuk apapun dan sejenisnya yang terkait dengan pelayanan informasi;
  4. Membocorkan informasi atau dokumen yang wajib dirahasiakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan; Menghilangkan, memalsukan, dan atau merusak aset negara atau dokumen milik negara/organisasi yang berhubungan dengan pelayanan publik

 

PPID BKP Prov. Jateng